La sincronizzazione del calendario Client Insights per InterAction+ consente agli studi di acquisire automaticamente gli eventi del calendario Outlook® in InterAction+, migliorando i dati sulle relazioni e le informazioni di business. Gli amministratori possono configurare e gestire facilmente le impostazioni di sincronizzazione per gli utenti, mentre il sistema supporta sia server Exchange Online che On-Premise. Questa soluzione di sincronizzazione moderna offre aggiornamenti più rapidi, opzioni flessibili e una migliore integrazione per gli studi che utilizzano InterAction+ o InterAction+ 365.
In questo articolo:
- Vantaggi
- Prima di iniziare—Informazioni importanti
- Amministratori: Abilitare e configurare la sincronizzazione del calendario Client Insights per lo studio
- Schermata di configurazione del calendario
- Schermata del server Exchange
- Schermata utenti
- Metodo di sincronizzazione alternativo
- Sincronizzare gli eventi del calendario in Outlook con Exchange Online
Gli eventi sincronizzati appariranno in:
- (Modulo Hybrid Client Insights) Ricerche attività, griglia attività nei contatti e aziende, e avvisi
- (Web Client) Scheda Appuntamenti, scheda Attività, ricerca e avvisi
- (Windows Client) Scheda Appuntamenti, scheda Attività, ricerca
Questi appuntamenti vengono visualizzati in InterAction+ come tipo di attività CalendarSyncMeeting_System per impostazione predefinita. Puoi modificare il nome visualizzato di questi appuntamenti in Impostazioni dello studio > Outlook® Sync > Configurazione calendario.
Vantaggi
Automatizzare la creazione degli appuntamenti in InterAction+ aiuta il tuo studio a raccogliere dati più preziosi in InterAction+. Questi dati più ricchi migliorano il coinvolgimento e il punteggio delle relazioni dello studio, supportando direttamente i tuoi obiettivi di marketing e sviluppo del business.
Studi che utilizzano InterAction+ per Microsoft® Outlook® (IMO)
La sincronizzazione del calendario InterAction+ per Microsoft Outlook (IMO) e la sincronizzazione del calendario Client Insights non dovrebbero essere abilitate contemporaneamente.
Prima di abilitare la sincronizzazione del calendario Client Insights, si consiglia di disattivare la sincronizzazione del calendario IMO.
I vantaggi del passaggio alla sincronizzazione del calendario Client Insights includono:
- Gli elementi del calendario vengono generalmente sincronizzati ogni pochi minuti, invece che solo in orari programmati
- La configurazione avviene in Hybrid, utilizzando una tecnologia più moderna, su una piattaforma aggiornata continuamente
- Sincronizzazione automatica degli eventi per i tipi di contatto selezionati
- Compatibile con MS Exchange Online e Exchange On-Premise 2016 e 2019
Compatibilità con InterAction+ per Microsoft 365
La sincronizzazione del calendario Client Insights funziona con InterAction+ per Microsoft 365.
Se il tuo studio utilizza la sincronizzazione del calendario Client Insights, puoi comunque usare InterAction+ per Microsoft 365 in alcune situazioni.
Ad esempio, puoi continuare a usare InterAction+ per Microsoft 365 per aggiungere elementi di calendario esterni a InterAction+, poiché la sincronizzazione del calendario Client Insights attualmente non sincronizza gli elementi di calendario creati esternamente.
InterAction+ per Microsoft 365 e la sincronizzazione del calendario Client Insights non sono integrate tra loro.
Prima di iniziare—Informazioni importanti
- Una volta abilitata la sincronizzazione, non può essere disabilitata. Tuttavia:
- Gli amministratori possono abilitare o disabilitare i singoli utenti in qualsiasi momento.
- Gli utenti possono anche abilitare/disabilitare autonomamente la sincronizzazione del proprio calendario
- Una volta che un amministratore abilita la sincronizzazione del calendario a livello di studio, i singoli utenti possono abilitare/disabilitare e configurare autonomamente le proprie impostazioni di sincronizzazione nella schermata Outlook® Sync > Preferenze utente.
- Gli utenti possono impedire la sincronizzazione di una riunione contrassegnandola come Privata.
- Se utilizzi InterAction+ per Microsoft® Outlook (IMO), tieni presente che:
- La sincronizzazione del calendario InterAction+ per Microsoft Outlook (IMO) e la sincronizzazione del calendario Client Insights non dovrebbero essere abilitate contemporaneamente. Se la sincronizzazione del calendario IMO o l'amministratore IMO sono abilitati, disattivali per tutti gli utenti prima di abilitare questa sincronizzazione del calendario Client Insights.
- Gli appuntamenti e le attività di InterAction+ creati tramite IMO rimarranno in InterAction+ dopo che la sincronizzazione IMO sarà stata disattivata, ma non saranno più sincronizzati/aggiornati con i relativi elementi del calendario.
- Se utilizzi la sincronizzazione del calendario Online, verranno sincronizzati e aggiornati solo gli eventi creati di recente. Se utilizzi la sincronizzazione del calendario On-Premise, anche gli appuntamenti futuri già creati verranno acquisiti come attività.
- Questa è una sincronizzazione unidirezionale da Outlook® a InterAction+.
- Un evento può essere modificato solo dal proprietario dell'evento.
- Se un utente modifica un'Attività sincronizzata con data passata in InterAction+ entro il periodo di sincronizzazione configurato nelle impostazioni di amministrazione di Outlook®, l'evento verrà scollegato e nessun aggiornamento di quell'evento verrà sincronizzato da Outlook® a InterAction+ (fanno eccezione Opportunità e Iniziative, che possono essere modificate senza interrompere la sincronizzazione). Se modifichi un evento entro il periodo di sincronizzazione, vedrai questo messaggio di avviso.
- Non sono supportati i seguenti elementi:
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Elementi di calendario esterni (cioè organizzati da persone con domini email diversi da quello dello studio)
Puoi utilizzare IA365 per aggiungere elementi di calendario esterni a InterAction+.
- Riunioni ricorrenti
- Riunioni private
- Liste di distribuzione email
- Sincronizzazione degli allegati delle riunioni
- Solo l'autenticazione moderna è supportata per Microsoft® Exchange Online.
- Solo l'autenticazione di base è supportata per Microsoft® Outlook® Exchange On-Premise.
-
- Compatibile con MS Exchange Online e Exchange On-Premise 2016 e 2019
Il database IADB_Patch_Release_23_011.sql è necessario per utilizzare la sincronizzazione del calendario InterAction+™ CIM. Visita il Sito di supporto per le istruzioni di installazione.
Si consiglia vivamente di aggiornare regolarmente le API On-Premise di InterAction+ per usufruire di tutte le funzionalità. La versione di dicembre 2023 dell'API è richiesta per la sincronizzazione del calendario CIM Online e On-Premise. Il numero di versione attuale è v.1.3.2409.0514. Visita il Sito di supporto per le istruzioni su come aggiornare la tua API On-Premise alla versione più recente.
Amministratori: Abilitare e configurare la sincronizzazione del calendario Client Insights per lo studio
Vai su Impostazioni dello studio > Outlook® Sync.
Avrai accesso a tre schermate di impostazioni:
Fase A: Schermata di configurazione del calendario
Nella schermata Configurazione calendario, puoi abilitare la sincronizzazione degli appuntamenti, impostare i tipi di attività predefiniti e selezionare quali tipi di contatto devono generare la creazione di appuntamenti in InterAction+.
- Abilita la nuova sincronizzazione degli appuntamenti con il calendario Outlook®: Attiva questa opzione per abilitare la sincronizzazione del calendario. Una volta abilitata la sincronizzazione, non può essere disabilitata.
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Sincronizza elementi del calendario Outlook® con data passata ___ giorno/i: Inserisci il numero di giorni dopo l'evento per cui desideri che la sincronizzazione continui (tra 1 e 90).
Se un utente modifica un'Attività in InterAction+ prima che questo periodo di sincronizzazione sia terminato, la sincronizzazione verrà interrotta (fanno eccezione Opportunità e Iniziative, che possono essere modificate senza interrompere la sincronizzazione).Gli eventi esistenti in questo periodo non verranno importati nella sincronizzazione del calendario. Solo gli eventi creati o modificati di recente in questo periodo, che non erano già stati originati da una precedente sincronizzazione IMO, saranno visibili in InterAction+.
- Caselle di controllo
- Escludi "Il nostro personale" e "I nostri consulenti" dall'appuntamento: Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita. Se desideri che il personale e i consulenti dello studio siano inclusi come contatti nell'appuntamento InterAction+, deseleziona questa casella.
- Includi il testo dal corpo dell'appuntamento: Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita. Se non vuoi che la descrizione dell'evento del calendario sia inclusa nell'appuntamento InterAction+, deseleziona questa casella.
- Opzionale: rinomina il tipo visualizzato degli appuntamenti sincronizzati.
-
Tipi di contatto: Seleziona i tipi di contatto la cui associazione con un elemento del calendario genererà un evento in InterAction+. Se almeno un tipo di contatto selezionato viene invitato come partecipante, verrà sincronizzato in InterAction+. Gli elementi del calendario che includono solo tipi di contatto non selezionati non creeranno automaticamente appuntamenti InterAction+ corrispondenti. (Tuttavia, gli utenti possono creare manualmente appuntamenti InterAction+ per questi tipi di contatto se lo desiderano).
I tipi di contatto disponibili vengono importati dall'amministratore di InterAction+.
Gli eventi con contatti privati non verranno sincronizzati.
- Fai clic su Salva.
Fase B: Schermata del server Exchange
Nella schermata Server Exchange, puoi aggiungere e rimuovere server da utilizzare per la sincronizzazione del calendario.
Per aggiungere un server Exchange On-Premise:
- Fai clic su Aggiungi server.
- Compila tutti i campi (i campi obbligatori variano in base al tipo di server che stai aggiungendo).
- Fai clic su Salva.
Per aggiungere un server Exchange Online:
-
Fai clic su Outlook Sync > Exchange Server > Aggiungi server online.
Per configurare questa impostazione, devi avere determinati privilegi amministrativi nelle cassette postali di Exchange (Privileged Role Administrator e Global Administrator).
Puoi confermare i ruoli assegnati andando su Gestisci > Ruoli assegnati in Azure.
- Accedi utilizzando l'account amministratore.
-
L'amministratore verifica le autorizzazioni e fa clic su Accetta per aggiungere il server Exchange Online a InterAction+.
Le seguenti autorizzazioni di Outlook® sono richieste per la sincronizzazione del calendario:
Calendars.ReadUser.Read.All - Il server Exchange Online è stato aggiunto.
Aggiungi autorizzazioni API all'applicazione InterAction Calendar Sync registrata
L'utente deve avere il ruolo di Cloud Application Administrator per concedere le autorizzazioni:
- Nella scheda Gestisci, fai clic su Autorizzazioni API > Aggiungi un'autorizzazione.
- Sotto Microsoft API, seleziona Microsoft Graph.
- Fai clic su Autorizzazioni applicazione.
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Seleziona le autorizzazioni necessarie e fai clic su Aggiungi autorizzazioni.
API/Autorizzazioni Tipo Descrizione Richiesta approvazione admin User.Read.All Applicazione Accedi e leggi il profilo completo degli utenti Sì Calendars.Read Applicazione Leggi il calendario in tutte le cassette postali Sì - Fai clic su Concedi consenso admin, poi su Sì per confermare.
Per la configurazione di Exchange On-Premise:
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Accedi a MS Exchange Server Admin come
ia-env2-dc.local\iaadmin. -
Vai su autorizzazioni > ruoli admin > Hygiene Management.
-
Fai clic su Hygiene Management > ApplicationImpersonation e sul simbolo + sotto Members.
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Seleziona iaadmin dall'elenco e fai clic su Salva.
Fase C: Schermata Utenti
Nella schermata Utenti trovi l'elenco degli utenti finali di InterAction+ della tua organizzazione. Da qui puoi abilitare/disabilitare la sincronizzazione del calendario e assegnare un server Exchange ai singoli utenti.
- Verifica che gli utenti che stai configurando abbiano l'indirizzo email inserito. (L'indirizzo email qui indicato corrisponde al tipo di email scelto nella scheda Configurazione). Se un utente non ha un indirizzo email di questo tipo, aggiungilo al suo profilo InterAction+.
- Assegna un server Exchange a ciascun utente:
- Seleziona la casella accanto a ciascun utente, oppure seleziona la casella Seleziona tutto in alto a sinistra.
- Fai clic su Azioni > Assegna server Exchange.
- Nella finestra popup, seleziona il server che vuoi assegnare e fai clic su Salva.
- Abilita la sincronizzazione del calendario per ciascun utente:
- Seleziona la casella accanto a ciascun utente, oppure seleziona la casella Seleziona tutto in alto a sinistra.
- Fai clic su Azioni > Abilita sincronizzazione.
Una volta che un amministratore abilita la sincronizzazione del calendario a livello di azienda, i singoli utenti possono abilitare/disabilitare e configurare le proprie impostazioni di sincronizzazione nella schermata Outlook® Sync > Preferenze utente.
Ultima sincronizzazione automatica: L'orario dell'ultima sincronizzazione automatica indica quando è stata rilevata l'ultima modifica di un evento nel calendario Outlook. Gli amministratori possono vedere giorno e ora dell'ultima sincronizzazione automatica di tutti gli utenti nella schermata Impostazioni azienda > Sincronizzazione calendario Outlook > Utenti. Gli utenti possono vedere la propria ultima sincronizzazione automatica nella schermata Impostazioni > Sincronizzazione calendario Outlook® > Preferenze utente.
Metodo di sincronizzazione alternativo
Questo metodo di sincronizzazione alternativo è disponibile per chi desidera utilizzare la sincronizzazione del calendario in modo simile a IMO Calendar Sync.
Gli eventi vengono sincronizzati uno alla volta durante la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di un evento. Quando un amministratore di Outlook Exchange crea un utente definito da aggiungere agli eventi in Outlook, l'evento verrà sincronizzato. Se l'evento viene eliminato o se l'utente specificato viene rimosso dall'evento, l'evento viene rimosso da InterAction+. Questo metodo offre maggiore flessibilità nell'aggiunta e rimozione di eventi da InterAction+.
Exchange Online dovrà essere configurato per utilizzare questo metodo di sincronizzazione.
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L'amministratore di Outlook Exchange deve creare un utente fittizio con accesso alla casella di posta su Exchange. Il nome dell'utente deve essere unico, così gli utenti non lo troveranno accidentalmente cercando un contatto reale (ad es. “InterAction.CalendarSync@NOMEDAZIENDA.com”).
Questo contatto verrà utilizzato dagli altri utenti per inviare eventi che verranno sincronizzati su InterAction. Pertanto, questo utente deve essere un vero contatto in Exchange per evitare notifiche di mancato recapito di Outlook.
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L'amministratore di InterAction creerà un nuovo Tipo di Contatto nel Windows Client di InterAction.
Nell'esempio, il Tipo di Contatto si chiama “Utenti sincronizzazione calendario” e i privilegi sono limitati, così questo Tipo di Contatto non è ricercabile.
Abbiamo limitato i permessi Autorizzato a richiedere aggiunte/rimozioni al gruppo Data Administrators.
Le modifiche possono essere apportate alla scheda Gestione modifiche dati secondo necessità.
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L'amministratore di sistema creerà un nuovo contatto aziendale e aggiungerà l'indirizzo email creato al punto 1 come Email principale.
Per evitare confusione, consigliamo che il contatto non abbia lo stesso nome e cognome di un utente già esistente per la sincronizzazione del calendario.
- L'amministratore di sistema assegnerà al contatto il nuovo tipo di contatto creato al punto 2.
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Nella pagina di configurazione della sincronizzazione calendario nelle Impostazioni amministratore di InterAction+, l'amministratore di sistema selezionerà solo il nuovo tipo di contatto creato al punto 1 e deselezionerà tutti gli altri eventualmente già selezionati:
Non è necessario avere tutti i Tipi di Contatto mostrati nell'esempio.
- L'amministratore di sistema abiliterà la sincronizzazione per tutti gli utenti che devono essere sincronizzati. Il nuovo contatto fittizio di Outlook non deve essere abilitato per la sincronizzazione.
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Tutti gli utenti devono essere istruiti a invitare questo contatto agli eventi che desiderano sincronizzare. Gli utenti possono aggiungere questo utente durante la creazione dell'evento o entro il periodo di sincronizzazione definito in InterAction+ dopo la creazione della riunione.
Gli inviti in arrivo dall'esterno della tua azienda non verranno sincronizzati da InterAction+. Devi decidere se sincronizzare l'evento e puoi aggiungere la voce di calendario aprendo il componente aggiuntivo e seguendo i passaggi necessari per registrare l'attività.
Come sincronizzare gli eventi del calendario in Outlook con Exchange Online
Gli utenti di Exchange Online hanno diverse opzioni per sincronizzare gli eventi del proprio calendario con Outlook. Il processo può variare leggermente a seconda che tu stia utilizzando la sincronizzazione manuale, automatica o una combinazione di entrambe.
Exchange On-Premise non è supportato.
Per attivare questa funzionalità sono richiesti: aggiornamento database 25M08, versione API On-Premise: 1.3.2508.1501 e versione App Server: 8.01.32.1 o successive.
Opzioni di sincronizzazione
| Opzione di sincronizzazione | Descrizione | Quando usarla / Limitazioni | Note aggiuntive |
| Sincronizzazione automatica | Sincronizza automaticamente gli eventi in base al Tipo di Contatto. | Opzione di sincronizzazione predefinita utilizzata in molte configurazioni. | Le modifiche dopo l'aggiornamento includono la rimozione del campo indirizzo e-mail e la categorizzazione degli eventi per una sincronizzazione migliorata. |
| Sincronizzazione manuale | Richiede di selezionare una casella in Outlook per importare manualmente un evento. | Limitazioni: non supporta l'uso dei tipi di contatto; solo l'organizzatore della riunione può contrassegnare un evento per la sincronizzazione. | Richiesti aggiornamento database 25M08, versione API On-Premise: 1.3.2508.1501 e versione App Server: 8.01.32.1 o successive. |
| Combinata (Auto e Manuale) | Applica sia la sincronizzazione automatica che quella manuale. Gli eventi vengono sincronizzati automaticamente in base al Tipo di Contatto e quelli non sincronizzati possono essere aggiunti manualmente. | Usa questa opzione se vuoi i vantaggi di entrambi gli approcci. | Richiesti aggiornamento database 25M08, versione API On-Premise: 1.3.2508.1501 e versione App Server: 8.01.32.1 o successive. |
Sincronizzazione manuale del calendario: aggiunta o modifica di un'attività
Prima di utilizzare la sincronizzazione manuale del calendario, assicurati che tutte le seguenti condizioni siano soddisfatte:
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Impostazioni amministratore azienda
- La sincronizzazione del calendario è abilitata.
- La sincronizzazione manuale del calendario o la combinata (auto e manuale) è abilitata.
- È stato creato un server Exchange Online.
- Impostazioni utente: Sei abilitato per la sincronizzazione del calendario.
-
Condizioni evento:
- L'evento non è contrassegnato come privato.
- L'evento non è ricorrente.
- Sei l'organizzatore dell'evento.
- L'evento rientra nell'intervallo di tempo stabilito dal tuo amministratore aziendale.
Abilitare la sincronizzazione del calendario
- Requisito: La sincronizzazione del calendario deve essere abilitata per aggiungere eventi.
-
Cosa vedi:
Se la sincronizzazione manuale del calendario è disattivata, vedrai un messaggio che ti chiede di abilitare la sincronizzazione del calendario. -
Passaggi per abilitare:
- Clicca sul pulsante Abilita sincronizzazione calendario quando richiesto.
- Vai su Impostazioni e attiva l'interruttore per abilitare la sincronizzazione manuale del calendario o la modalità combinata (sincronizzazione automatica e manuale).
Aggiunta di un nuovo evento
-
Utilizzo del pulsante Aggiungi attività: Clicca sul pulsante Aggiungi attività per creare un nuovo evento.
- Usa la sincronizzazione calendario durante la creazione: Quando crei un nuovo evento, puoi abilitare la sincronizzazione del calendario, così l'evento verrà creato subito in InterAction+.
Modifica di un evento
Quando modifichi un evento esistente, puoi inviarlo a InterAction tramite la sincronizzazione del calendario. Selezionando la casella Aggiungi questo evento a InterAction, verrà applicata una categoria
Questa categoria è visibile solo all'utente di Outlook.
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Per gli organizzatori dell'evento:
- Crea un nuovo evento oppure aprine uno esistente.
- Se sei l'organizzatore, puoi selezionare o deselezionare l'opzione di sincronizzazione in base alle tue preferenze.
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Per eventi inviati da colleghi:
- Vedrai solo l'opzione Aggiungi attività.
- L'assenza della casella di sincronizzazione è normale per gli eventi che non hai organizzato tu.
Rimuovere la sincronizzazione di un evento
Deseleziona la casella Aggiungi questo evento a InterAction.
- La categoria applicata verrà rimossa.
- L'evento verrà eliminato da InterAction se rimosso dalla sincronizzazione.
Tutti gli aggiornamenti effettuati tramite la sincronizzazione del calendario vengono continuamente sincronizzati con InterAction.
Gestione dei problemi comuni
Problema: l'utente non è abilitato per la sincronizzazione del calendario.
- Sintomo: Ti viene richiesto di abilitare la sincronizzazione del calendario.
- Soluzione: Se lo studio o l'utente non sono abilitati per la sincronizzazione manuale, non sarà possibile sincronizzare un evento. Vai nelle Impostazioni e attiva la sincronizzazione del calendario per poter inviare gli eventi.
Problema: eventi privati/ricorrenti non si sincronizzano
- Sintomo: Gli eventi privati o ricorrenti non vengono sincronizzati con il sistema.
- Soluzione: Gli eventi privati non possono essere sincronizzati per rispettare la privacy dell'utente. Anche gli eventi ricorrenti sono limitati; un messaggio ti informerà che non è possibile sincronizzare eventi ricorrenti.
Problema: evento non contrassegnato per la sincronizzazione
- Sintomo: Un evento viene creato ma non è contrassegnato per la sincronizzazione, oppure manca l'opzione della casella di controllo.
- Soluzione: Solo l'organizzatore può contrassegnare un evento per la sincronizzazione. Se risulti come invitato, l'opzione non sarà disponibile.