Maintenir des données d'entreprise précises est essentiel pour une gestion efficace des contacts. Vous pouvez créer un Contact Entreprise en cliquant sur le Bouton d'Ajout Global, puis en sélectionnant Ajouter une Entreprise. À partir de là, le système vous aide à faire correspondre votre entrée avec les enregistrements existants dans la base de données LexisNexis ou vous permet de créer un nouveau contact, avec des options pour ajouter des détails tels que des noms communs, des numéros de téléphone et de fax, des sites web, des adresses, et mettre à jour les paramètres tout en gérant le niveau de partage d'informations avec le cabinet.
En plus de créer un Contact pour une personne, vous voudrez suivre les informations sur les Entreprises. Pour cela, vous pouvez créer un Contact Entreprise. Créer un Contact pour une entreprise est similaire à la création d'un Contact pour une personne.
Pour créer un nouveau Contact Entreprise :
- Depuis n'importe quelle page, cliquez sur le Bouton d'Ajout Global
.
- Sélectionnez Ajouter une Entreprise. L'écran Ajouter un Nouveau Contact Entreprise s'affichera.
- Remplissez le nom de l'Entreprise. InterAction+™ recherchera pour associer le contact entreprise avec un déjà existant dans la base de données LexisNexis. Si des entreprises similaires sont trouvées, elles s'affichent. Sélectionner une correspondance pré-remplira automatiquement les informations à l'étape suivante.
- Faites l'une des actions suivantes :
- Si l'une des entreprises affichées correspond à vos critères, sélectionnez-la.
- Si l'entreprise que vous ajoutez n'existe pas déjà, cochez la case Ajouter le Contact comme nouveau. Cette option signifie que le Contact n'est pas un Contact du Cabinet.
- Si vous ajoutez un Contact Entreprise qui est déjà un Contact du Cabinet :
- Cliquez sur Suivant >.
- Désélectionnez le curseur Ajouter à mes Contacts si nécessaire.
- Désélectionnez Connaissez-vous ce Contact si nécessaire.
- Enregistrez vos modifications.
- Si vous ajoutez un Contact Entreprise qui n'existe pas déjà comme Contact du Cabinet :
- Cliquez sur Aucun de ceux-ci ne correspond.
- Cliquez sur Suivant >.
- Saisissez les informations suivantes si nécessaire (tous ces champs sont facultatifs) :
- Saisissez le Nom Commun de l'Entreprise.
- Saisissez les numéros de téléphone et de fax.
- Saisissez le Site Web.
- Saisissez les informations d'adresse Professionnelle ou Autre.
- Cochez la case Envoyer le courrier à cette adresse si nécessaire.
- Désélectionnez Partager avec le Cabinet et/ou Ajouter à Mes Contacts si nécessaire.
- Définissez les Mises à jour du Contact si nécessaire.
- Enregistrez vos modifications.
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Optionnel : À l'étape finale, une notification contextuelle informera les utilisateurs qu'ils peuvent ajouter ou modifier des listes marketing, des listes de travail ou des catégories. Cliquez sur Oui pour continuer, ou Non pour passer.
Cliquez sur Non pour passer la configuration, mais vous pouvez toujours mettre à jour votre contact plus tard via la page Gérer les Contacts.
Cliquez sur Oui pour ouvrir la fenêtre Gérer les Détails. Cochez la ou les cases devant le ou les détails auxquels vous souhaitez ajouter le Contact ou optez pour une sélection en masse.
Pour les Listes, vous pouvez sélectionner parmi Listes Favorites ou Toutes les Listes dans la liste déroulante.
Les options disponibles peuvent varier en fonction du type de contact. Par exemple, pour les Contacts uniquement du cabinet, seuls certains champs (comme les Listes Marketing) sont affichés.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous partagez le Contact avec le Cabinet, vous pouvez restreindre certaines informations en cliquant sur l'icône de verrouillage sur la même ligne que cette information.